Vinnureglur

Vinnubrögð
Áhersla er lögð á vönduð og fagleg vinnubrögð

Í fararbroddi
Rannsókna- og skráningarsetur fylgist með nýjungum í faraldsfræði og skráningu krabbameina og er í fararbroddi á sínu sviði. 

Dreifing upplýsinga
Öll dreifing upplýsinga frá Rannsókna- og skráningarsetri skal vera vönduð, nákvæm, skýr og háð tilskildum leyfum. Forstöðumaður eða yfirlæknir skulu yfirfara allar upplýsingar sem sendar eru frá skránni, hvort heldur efnið er sett á heimasíðu Rannsókna- og skráningarseturs, afhent fjölmiðlum, heilbrigðisstarfsmönnum eða einstaklingum. Haldið skal utan um upplýsingagjöf í sérstakri möppu.

Tilkynning frávika
Öll frávik sem upp koma skulu skráð í atvikaskrá, þar sem fram koma upplýsingar um vandamál og hvernig það var leyst. Atvikaskráin (atvikaskra.xlsx) er varðveitt í ONE skjalakerfinu, málsnúmer 200802.

Tilkynning öryggisbrot
Ef um er að ræða frávik sem ógnar upplýsingum sem innihalda persónuauðkenni ber að tilkynna það strax til persónuverndarfulltrúa, sjá fylgiskjal viðbragðsáætlun – atvik og öryggisbrot.docx. og vart verður við það. 

Samskiptamiðlar
Aðgát skal höfð við notkun þessara miðla og ekki skal nota þessa miðla við afhendingu viðkvæmra persónugreinanlegra gagna. Ekki opna slóðir/viðhengi sem gætu verið sýkt.

Persónugreinanleg gögn
Pappírsgögn skulu ávallt varðveitt í eldtraustri geymslu. Þó er heimilt að skilja þau eftir stutta stund í læstu vinnuherbergi. Ekki má nota tölvupóst við afhendingu eða aðra meðhöndlun viðkvæmra persónugreinanlegra gagna. Persónugreinaleg gögn má afhenda með rafrænum skilríkjum eða í gegnum gagnaskil til Landlæknis, Hagstofu og annarra sem hafa til þess leyfi.
Skrár með persónugreinanlegum upplýsingum skulu vera læst með lykilorði (8 stafir, há og lágstafir, tákn og tölustafur).

Fjarvinna
Starfsmenn skulu fá samþykki forstöðumanns fyrir fjarvinnu.

Húsnæði yfirgefið
Vinnustöðvum skal loka með “lock workstation” við styttri fjarveru en með “Logg off” eða “shut down” við lengri fjarveru.
Starfsmenn bera ábyrgð á því að gluggar vinnuherbergja séu lokaðir og ljós slökkt við brottför. Loka skal herbergjum og læsa ef við á.

Aðgangsorð – aðgangskort
Húsnæði Rannsókna- og skráningarseturs er lokað öðrum en þeim sem hafa sérstakt aðgangskort. Starfsmenn bera ábyrgð á aðgangskorti.

Öryggishandbók og reglur
Starfsmenn skulu kynna sér öryggishandbók og vinnureglur Rannsókna- og skráningarseturs og fylgja ákvæðum þeirra.

Viðurlög
Þeir sem ógna öryggi Rannsókna- og skráningarseturs að ásettu ráði eiga yfir sér málshöfðun eða aðrar viðeigandi lagalegar aðgerðir.

Skjávari
Skal vera stilltur þannig að hann fari sjálfkrafa á eftir 10 mínútur